Häufige Fehler bei der Büroflächenorganisation:
Die Organisation der Bürofläche ist keine leichte Angelegenheit und sollte nicht vernachlässigt werden. Schon die kleinsten Fehler können sich in Form von Senkung der Mitarbeitermotivation oder unnötigen Ausgaben bemerkbar machen. Sobald Sie sich in einem der folgenden Punkte wiedererkennen, sollten Sie zeitnah handeln, um zukünftig die Produktivität und Kosteneffizienz am Arbeitsplatz zu verbessern. Häufige Fehler, die einer Büroflächenoptimierung im Weg stehen, sind:
Ungenutzte Flächen:
Untersuchungen zufolge bleibt ein Großteil der gemieteten Bürofläche ungenutzt. Vor allem das Konzept der Zellenbüros und der festen Arbeitsplätze verhindert eine optimale Raumausnutzung und führt zu zeitweiligen Büroleerständen.
Zu dichte Besetzung und zu wenig Bewegungsfreiheit:
In Zeiten hoher Mieten sind Arbeitsplätze teuer. Viele Arbeitgeber reduzieren für neue Arbeitsplätze die bisherigen Flächen, wodurch die Arbeits- und Bewegungsfreiheit eingeschränkt wird. Darunter leiden vor allem die Motivation und die Gesundheit der Mitarbeiter. Das Störpotential und die Häufigkeit für Fehler steigen und mit ihnen eine schlechte Arbeitsqualität, ein niedriges Leistungsniveau und die Arbeits- sowie Krankheitskosten.
Starre Bürokonzepte:
Festgefahrene Bürostrukturen stehen einer optimalen Ausnutzung des Arbeitsplatzes entgegen. Das Zellenbüro ist in Deutschland die am häufigsten vorkommende, aber auch unflexibelste Büroform. Durch ein starres Konzept werden effektive Kommunikations- und Arbeitsprozesse verhindert und ein Großteil der gemieteten Bürofläche langfristig ungenutzt gelassen.
Ungenutzter oder fehlender Stauraum:
Viele Arbeitsplätze sind wenig bis gar nicht organisiert und weisen wenige Kapazitäten für hochwertigen Stauraum auf. Das erschwert effektives Arbeiten und führt dazu, dass Unterlagen und Dokumente nicht sofort gefunden werden und unproduktive Suchzeiten entstehen. Zudem bleibt an vielen Arbeitsplätzen der vorhandene Stauraum ungenutzt, weil er nicht dem Bedarf des Mitarbeiters entspricht. Dies führt zu unproduktiven und nicht genutzten Arbeitsflächen.
Einsparpotenziale: Effektive Maßnahmen zur Büroflächenoptimierung
Reduzierung unproduktiver Flächen:
Für eine Büroflächenoptimierung steht die Reduzierung unproduktiver Flächen an erster Stelle. Das bedeutet jedoch nicht, die radikale Minimierung aller Flächen. Vielmehr steht eine Aktivierung unproduktiver Flächen im Vordergrund. Zum Beispiel nutzen moderne, kleinteilige Einrichtungssysteme das vorhandene Raumpotenzial in Breite, Tiefe und Höhe optimal aus. Auch moderne Technik- und Informationssysteme wie Flachbildschirme oder zentrale Netzwerke von Servern, Druckern oder anderen Geräten ermöglichen eine ideale Büroausnutzung und schaffen Platz für mehr Bürofläche, die anderweitig genutzt werden kann.
Aktivierung schlecht genutzter Flächen
Viele Flächen in Bürogebäuden werden nur unzureichend genutzt. Vor allem Dunkelzonen, fensterferne Bereiche und Besprechungsräume besitzen verstecktes Potential. Letztere zum Beispiel sind knapp zwei Drittel der Arbeitszeit nicht belegt und nehmen unnötig Platz ein. Viele Konferenzräume sind darüber hinaus auch zu großzügig konzipiert. An der Mehrheit der Meetings nehmen maximal vier Personen teil, doch der Großteil der Besprechungsräume hat eine Kapazität für fünf oder mehr Personen – kostenbarer Platz, der die meiste Zeit nicht gebraucht wird. Zur Büroflächenoptimierung können Konferenz- und Besprechungsräume beispielsweise auch gut als Pausenräume genutzt werden und Dunkelzonen sind ideal für die Unterbringung von Akten oder Technik.
Bürokonzepte der modernen Arbeitsweise anpassen
In einem sind sich Büroplaner und Unternehmensverantwortliche einig: Statische Einzelbüros passen nicht in unsere schnelllebige Arbeitswelt. Mit Ausnahme des Sachbearbeiters, lösen in der heutigen Zeit offene und dynamische Bürokonzepte immer mehr die festen Strukturen von Zellenbüros ab. Damit werden eine offene Kommunikation sowie eine flexible, ökonomische und variable Zusammenarbeit gefördert, während nebenbei die Büroflächen optimiert werden. Zudem ist es wichtig, die Büroräume ihrem unterschiedlichen Nutzungsbedarf (Team-, Gruppen- und Einzelarbeit) anzupassen.
Zentralisierung von Ressourcen
In jedem Büroraum einen Drucker, ein Fax und einen Kopierer einbinden? Diese Maßnahme ist nicht nur aus Kosten- sondern auch aus Platzgründen nicht empfehlenswert. Eine Konzentrierung dieser Geräte an zentralen Orten und Kommunikationstreffpunkten wie Besprechungs- und Pausenräume ist mehr als ratsam. Zudem sorgen abgetrennte Technikbereiche für einen geringeren Flächenverbrauch, mehr Kommunikation unter den Mitarbeitern und eine bessere Luft im Büro, da durch Drucker & Co. der Feinstaubanteil maßgeblich erhöht wird.
Flächeneffizienz am Arbeitsplatz
Um unproduktives Suchen am Arbeitsplatz zu vermeiden und eine bestmögliche Büroflächenoptimierung zu erzielen, ist ein systematisches, vertikales Stausystem unerlässlich. Intelligente Raumgliederungselemente und eine vertikale Arbeitsplatzorganisation an der Wand schaffen zusätzlichen Stauraum ohne unnötig Platz im Raum zu beanspruchen. Auch für die Unterbringung von installierter Technik sind Wandelemente optimal. Sie sorgen für eine flexible Nutzung der einzelnen Tische und ermöglichen den Wechsel zwischen Einzel- und Teamarbeit in nur kurzer Zeit.
Richtige Büroeinrichtung auswählen
Zur Büroflächenoptimierung ist die richtige Büroeinrichtung essenziell. Besonders wenn Sie flexible Arbeitsplätze schaffen und Fläche einsparen wollen, ist das richtige Büromobiliar unerlässlich. Achten Sie besonders auf die Kleinteiligkeit der Bauelemente, und auch die Modularität des Möbelsystems kann von Vorteil sein. Vermeiden Sie zudem einseitig konstruierte Elemente. Auf diese Weise wird eine universale Teilnutzung sowie eine maximale Flexibilität und Wandelbarkeit ermöglicht. Ebenfalls wichtig für eine optimale Flächeneffizienz sind höhenverstellbare Bürostühle und -tische. Somit können Arbeitsplätze auch von anderen Mitarbeitern genutzt werden und das Modell des Desk-Sharings und der Telearbeit wird erst möglich gemacht.
Erfolgreich Bürofläche optimieren – analysieren, bewerten, planen und erst dann handeln
Wollen Sie Ihre Bürofläche optimieren, ist es von besonderer Wichtigkeit, nicht sofort mit der Umgestaltung zu beginnen. Einer erfolgreichen Bürooptimierung geht immer eine ausführliche Analyse der Büroräume voraus. Die anschließende Bewertungs- und Planungsphase ist ebenfalls eine Vorbedingung, bevor mit der eigentlichen Raumgestaltung begonnen werden kann. Wir von Wipper Büro-Design unterstützen Sie bei der Analyse, Planung und Realisation Ihrer Büroflächenoptimierung und helfen Ihnen dabei, die Kosten für die Büroräume zu senken und die Mitarbeitermotivation sowie Arbeitsleistung zu steigern. Durch unsere innovativen Einrichtungskonzepte, fachkompetenten Mitarbeiter und hochwertigen Produkte können wir eine hohe Qualität gewährleisten, die Sie ganzheitlich zum Erfolg führen wird. Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Anfrage.