Die Organisation im Büro ist ganz einfach: Wir zeigen Ihnen, wie Sie mithilfe weniger Schritte besser durch Ihren Arbeitstag kommen. Im schnelllebigen und komplexen Büroalltag lohnt sich eine klare Aufgabenplanung. Sie dient nicht nur dem Selbstmanagement, sondern ist für Sie gleichzeitig eine Erfolgskontrolle, die Sie ganz einfach per To-do-Liste überprüfen können. Auch andere kleine Kniffe ermöglichen Ihnen eine erfolgreiche Büro-Organisation. Dazu gehören das Führen verschiedener Listen, ein aufgeräumter Schreibtisch und eine realistische Planung des Arbeitstages. Zu guter Letzt sollten Sie sich Ihr Zeitmanagement etwas intensiver ansehen.
Der Aufgabenplan: das A & O der Büroorganisation
Wer kennt es nicht? Jeden Tag landen mehr Aufgaben auf dem Schreibtisch als auf den ersten Blick zu bewältigen sind. Damit Sie nicht den Überblick verlieren und am Ende wichtige Fristen vergessen, empfehlen wir Ihnen für Ihre Büro-Organisation das Führen einer Aufgabenliste, auch To-do-Liste genannt. Sie ist eine Gedächtnisstütze in der alle zu erledigenden Aufgaben mit dem jeweils fälligen Abgabedatum aufgelistet werden. Zusätzlich sollten Sie Spalten für Unteraufgaben und Vermerke wie Priorität, Dauer und Kontakt anlegen. Zur Erfolgskontrolle lassen Sie hinter den Aufgaben einfach etwas Platz zum Abhaken – so sehen sie am Ende eines Tages visuell, was Sie alles geschafft haben. Zusätzlich vereinfacht Ihnen eine klare Auflistung Ihrer Aufträge Ihr Zeitmanagement. Mit den zu erledigenden Tätigkeiten vor Augen und dem Wissen darüber, wie lange Sie für gewöhnlich für bestimmte Aufgaben brauchen, können Sie sich Ihren Alltag im Büro besser organisieren und die Aufgaben flexibel nach Ihrem eigenen Arbeitsstil in Ihren Tages- und Wochenplan einflechten.
Die Büro-Organisation durch eine Liste mit Verbrauchsmaterialien erleichtern
Stellen Sie sich vor, Sie führen Telefongespräche und bemerken während des Telefonats, dass Sie keinen funktionierenden Kugelschreiber mehr haben, um etwas zu notieren. Ebenfalls ärgerlich ist, wenn ein wichtiges Formular ausgegangen ist oder gar das Papier zum Drucken von E-Mails. Dann erst Ersatz zu besorgen, unterbricht den Arbeitsfluss und raubt Zeit. Beugen Sie solchen Situationen ganz einfach vor, indem Sie eine Liste mit Verbrauchsmaterialien führen, auf der Sie alles eintragen, was Sie benötigen und wann Sie es wiederbeschaffen müssen. Neben den wichtigsten Materialien an Ihrem Arbeitsplatz können Sie auf der Liste auch vermerken, zu welchem Zeitpunkt Sie etwas neu beschaffen (zum Beispiel Papierbestand <100) und an wen Sie sich im Büro hierfür wenden müssen.
Betriebsmittel, Informationsquellen und Zugangsdaten – alle Infos auf einen Blick
Gutes Büromanagement beinhaltet, den Zugang zu allen notwendigen Betriebsmitteln, Informationsquellen und Zugangsdaten sicher zu stellen. In die Betriebsmittel-Liste tragen Sie ein, was Sie benötigen – Schreibtisch, Computer oder Drucker, wann es beschafft wurde und sonstige Bemerkungen. Wir empfehlen Ihnen außerdem, eine Spalte für den richtigen Ansprechpartner einzufügen, zum Beispiel: „Der Schlüssel zum Aktenschrank liegt bei Frau Müller.“ In Ihre Übersicht an Informationsquellen fügen Sie einfach Fachzeitschriften, Produktkataloge, Handbücher und Sonstiges ein. Sie können unter Bemerkungen darauf verweisen, wo die Quellen zu finden sind und in einer weiteren Spalte Ihre Aktualität angeben. Das leidige Problem des Passwörter Vergessens kann über das Führen einer Tabelle mit Zugangsdaten gelöst werden. So haben Sie alle wichtigen Passwörter für Intranet, Datenbanken und Co. schnell zur Hand, wenn Sie sie benötigen.
Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe durch eine realistische Tagesplanung
Um Ihr Selbstmanagement effizienter zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, sich einmal für mindestens eine Woche, gern aber auch länger, selbst zu beobachten. Schreiben Sie sich für diesen Zeitraum alle Tätigkeiten, die Sie erledigen, mit Start- und Endzeit auf. Ordnen Sie diese anschließend Kategorien wie Routine, Projektarbeiten, Besprechungen, Telefonate oder Postbearbeitung inklusive E-Mail zu. Je länger Sie dies tun, umso besser können Sie selbst abschätzen, wie viel Zeit Sie für die Aufgabentypen in Zukunft ansetzen sollten. Auf diese Weise verbessern Sie nicht nur Ihre persönliche Büro-Organisation, sondern tun sich auch langfristig etwas Gutes: Wer weiß, was er schaffen kann und dementsprechend plant, beugt Über- oder Unterforderung vor.
Aufräumen statt aufregen – ein organisierter Schreibtisch fördert die Konzentration
Das Gefühl, zu viel zu tun zu haben und nicht voranzukommen, kann mitunter auf die Organisation des eigenen Arbeitsplatzes zurückzuführen sein. Ein aufgeräumter und klar organisierter Schreibtisch vermindert unproduktive Suchzeiten und Reizüberflutung im Büro. Deshalb raten wir Ihnen, nach zwei Prinzipien Ordnung in das Chaos zu bringen: Das Abschluss-Prinzip befreit nach getaner Arbeit visuell von einem Projekt. Alle zu ihm gehörenden Unterlagen werden nach Abschluss weggeräumt. So können Sie auch optisch einen Haken an den Auftrag machen. Das Minuten-Prinzip bewahrt Sie davor, das Ordnung Schaffen auf unbestimmte Zeit aufzuschieben. In kleinen Pausen zwischen Aufgaben können Sie fix das Chaos beseitigen, indem Sie Dinge wie CD-ROMs oder Bücher an Ihren festen Platz ins Regal räumen und nutzlose Objekte ganz entsorgen oder in der untersten Schubladen verstauen.
Zeitmanagement im Büro – alles eine Frage der Organisation
Die Büro-Organisation ist ein elementarer Bestandteil des eigenen Zeitmanagements: Ein nach Prioritäten geordneter Aufgabenplan hilft dabei, das Dringende vom Wichtigen zu unterscheiden. Ein ordentlicher Schreibtisch fördert die Konzentration auf das Wesentliche – Ihr aktuelles Projekt. So verschwenden Sie keine Zeit mehr mit ständigem Suchen und Sortieren. Jeder hat seinen eigenen Rhythmus. Wenn Sie sich selbst beobachten, werden Sie sehen, wann Sie am produktivsten sind. Legen Sie sich anspruchsvolle Aufgaben in diese Zeitspanne. Routineaufgaben lassen sich auch im Mittagstief verrichten. So werden Sie erkennen, dass Ihr Stresslevel insgesamt absinkt und die Zufriedenheit im Büro steigt.